Cursos de Secretariado

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¿Qué función cumple un secretario?

Los secretarios y secretarias ejercen una actividad de gran importancia dentro del ámbito comercial, mercantil y administrativo. Desempeñan las tareas de un asistente ejecutivo que posee un dominio completo sobre las técnicas de oficina, además demuestran una gran capacidad de asumir las tareas que se delegan en su persona.

Los profesionales del secretariado exhiben cada día su iniciativa aplicando el sentido común a los problemas y asuntos cotidianos sobre los que tienen que tomar decisiones. En estos profesionales se buscan capacidades intelectuales, seguridad personal, criterio, don de gentes, etc. Todas estas cualidades dependen en gran medida de la especialidad en la que se desarrolle su carrera profesional, ya que existen secretariados de disciplinas muy diversas.

¿Cómo ser secretario?

Dentro de la formación que se imparte para ser un buen secretario se incluye el dominio de más de una lengua, aprender ofimática, herramientas y técnicas de oficina, la comunicación empresarial, comunicación y atención al cliente, la gestión de archivos y la documentación, entre otras. Además se debe instruir en otros campos muy importantes para el desarrollo de sus funciones más comunes: nociones de marketing, comerciales y de contabilidad, gestión y motivación de equipos, imagen empresarial, etc.

¿Qué ofrecen los cursos de secretariado?

Existe una amplia variedad de cursos de secretariado tanto en modalidad como en contenido. La elección de uno u otro depende en gran medida de los conocimientos previos del alumno y las necesidades que tenga. Desde los cursos iniciáticos en los que se aprenden los conceptos básicos del manejo de una oficina, la organización de archivos y las funciones más habituales del secretariado; hasta cursos altamente especializados en los que se profundiza sobre las técnicas y herramientas para la excelencia del profesional de este sector.

Las materias más habituales de estudio en los cursos de secretariado son: la función de la secretaría dentro de las empresas; cualidades técnicas y humanas de la profesión; la imagen profesional; organización y eficacia en el trabajo; organización de reuniones, gestión de documentación y correspondencia, relaciones públicas, organización de viajes de trabajo; relaciones con los clientes; atención telefónica y gestión de agenda.

Una buena secretaria es aquella persona que además de colaborar con la dirección, asume la organización del trabajo administrativo. Es imprescindible a la hora de tratar con el resto de personas que colaboren o trabajen en la compañía. Desde la atención al público a la organización de la agenda del director, la secretaria es el nexo que conecta a toda la entidad con el exterior. La secretaria ya no es aquella persona que mecanografiaba rápidamente o transcribía los textos que dictaba su superior, sino que se dedica a un sinfín de actividades dentro de la entidad, siendo un punto de apoyo a todos los departamentos de la misma.  La persona que realice estas tareas tiene que tener en cuenta que es la base, imprescindible en cualquier empresa. ¿Por qué? Es muy sencillo. Es la pieza que conecta tanto a clientes como a empleados, además de la dirección, siendo su trabajo primordial, colaborando con todos ellos.

De entre todas las habilidades que una buena secretaria debe tener, podemos destacar las siguientes:

-          - Capacidad de adaptación a los cambios, ya que la sociedad de hoy en día está en constante cambio y las innovaciones tecnológicas están a la orden del día, por ello el conocer todas aquellas que estén vinculadas a sus tareas es un punto a su favor.

-          - Habilidad para tomar decisiones en su ámbito de trabajo y para tener iniciativas dentro del mismo. Siendo esta una de las más valoradas, es fundamental para la organización de su trabajo. Una persona que constantemente dependa de los demás compañeros, más que ayudar, entorpece a la hora de realizar las tareas diarias.

-          - Capacidad de negociación; comunicación; trabajo en equipo; empatía; organización y gestión, sobre todo en situaciones de estrés. Estas capacidades son sumamente importantes sobre todo a la hora de resolver incidencias, tanto leves como graves.

-          - Fiabilidad, competencia y profesionalidad. Si la secretaria transmite fiabilidad, es competente y profesional, sabiendo reconocer sus posibles errores, podrá asumir mayores competencias.

-          - Memoria, siendo esta una de las capacidades más valoradas por los superiores, además de saber escuchar tanto a clientes como empleados.

-          - Inteligencia y pragmatismo. Interés por todo lo que ocurre dentro y fuera de la empresa.

-          - Flexibilidad y disponibilidad. Discreción. Estabilidad emocional. Motivación e interés por su trabajo diario. Personalidad asertiva. Autoformación

¿Qué salidas profesionales tiene? La secretaria puede decantarse por el trabajo como recepcionista en una multinacional, trabajando en el área de atención al público en una empresa de tamaño medio e incluso puede decantarse a realizar su trabajo como secretaria de dirección en una pyme. Por lo que podemos decir que formarse en secretariado le proveerá salidas laborales interesantes, siendo clave para su futuro laboral y personal.  

Una buena secretaria es aquella persona que además de colaborar con la dirección, asume la organización del trabajo administrativo. Es imprescindible a la hora de tratar con el resto de personas que colaboren o trabajen en la compañía. Desde la atención al público a la organización de la agenda del director, la secretaria es el nexo que conecta a toda la entidad con el exterior. La secretaria ya no es aquella persona que mecanografiaba rápidamente o transcribía los textos que dictaba su superior, sino que se dedica a un sinfín de actividades dentro de la entidad, siendo un punto de apoyo a todos los departamentos de la misma.  La persona que realice estas tareas tiene que tener en cuenta que es la base, imprescindible en cualquier empresa. ¿Por qué? Es muy sencillo. Es la pieza que conecta tanto a clientes como a empleados, además de la dirección, siendo su trabajo primordial, colaborando con todos ellos.

De entre todas las habilidades que una buena secretaria debe tener, podemos destacar las siguientes:

-          - Capacidad de adaptación a los cambios, ya que la sociedad de hoy en día está en constante cambio y las innovaciones tecnológicas están a la orden del día, por ello el conocer todas aquellas que estén vinculadas a sus tareas es un punto a su favor.

-         - Habilidad para tomar decisiones en su ámbito de trabajo y para tener iniciativas dentro del mismo. Siendo esta una de las más valoradas, es fundamental para la organización de su trabajo. Una persona que constantemente dependa de los demás compañeros, más que ayudar, entorpece a la hora de realizar las tareas diarias.

-         - Capacidad de negociación; comunicación; trabajo en equipo; empatía; organización y gestión, sobre todo en situaciones de estrés. Estas capacidades son sumamente importantes sobre todo a la hora de resolver incidencias, tanto leves como graves.

-          - Fiabilidad, competencia y profesionalidad. Si la secretaria transmite fiabilidad, es competente y profesional, sabiendo reconocer sus posibles errores, podrá asumir mayores competencias.

-          - Memoria, siendo esta una de las capacidades más valoradas por los superiores, además de saber escuchar tanto a clientes como empleados.

-          - Inteligencia y pragmatismo. Interés por todo lo que ocurre dentro y fuera de la empresa.

-          - Flexibilidad y disponibilidad. Discreción. Estabilidad emocional. Motivación e interés por su trabajo diario. Personalidad asertiva. Autoformación.

¿Qué salidas profesionales tiene? La secretaria puede decantarse por el trabajo como recepcionista en una multinacional, trabajando en el área de atención al público en una empresa de tamaño medio e incluso puede decantarse a realizar su trabajo como secretaria de dirección en una pyme. Por lo que podemos decir que formarse en secretariado le proveerá salidas laborales interesantes, siendo clave para su futuro laboral y personal.  

¿Qué es lo que hace que una secretaria sea un elemento imprescindible en la organización? ¿Cuáles son los trucos para que muestre que es una gran profesional? Aquí le desvelamos los seis secretos que hacen de una secretaría la mejor en el área.

1.       1. Organización.

Para una secretaria la organización es primordial, por ello aquí se encontrarán algunos consejos útiles.

La secretaria tendrá una agenda para organizar el día a día. Es fundamental para establecer un planning diario de todas sus tareas.  También para controlar las tareas de su superior, teniendo una agenda paralela con las labores que diariamente pueda tener.

Asimismo, la secretaria ha de saber planificar reuniones, proporcionando los instrumentos necesarios para lograr que ningún imprevisto entorpezca el buen funcionamiento de la misma y salga adelante el objetivo que se haya fijado previamente. Ha de conocer el número de asistentes a la reunión y asegurarse que todas las tareas se cumplan.

Por último y no menos importante, la secretaria ideal debe conocer el arte de organizar citas y entrevistas. En primer lugar, asegurándose que el jefe no tiene reuniones o almuerzos previos a la misma, ofreciéndole al mismo toda la información precisa: lugar, hora, duración… También hay que prever el tiempo entre visitas o reuniones.

 

2.       2. Priorizar.

Sin priorización, no puede haber organización. La secretaria ideal debe saber gestionar la información y el tiempo que dispone. Ha de tener en cuenta que es la segunda memoria de su jefe, sabiendo filtrar llamadas y visitas, seleccionar el correo que llega, etcétera. Asimismo, gestionar el tiempo es muy importante ya que pueden surgir ciertos contratiempos, y para poder solventarlos, tendrá que contar con cierto tiempo.

3.       3. Decisión.

Es la elección que se realiza cuando existen varias opciones, optando por la mejor. Para ello la secretaria ha de saber definir y analizar el problema, establecer un plan de acción, analizar los caminos posibles, valorar las soluciones posibles y poner en marcha la solución final.

4.       4. Creatividad.

La creación es la base del desarrollo y del progreso, por ello, al introducir la creatividad en su tarea, siempre y cuando se lo requiera, enriquece a la compañía.

5.       5. Colaboración y trabajo en equipo

La colaboración entre la secretaria y su jefe, o compañeros de trabajo es fundamental. La calidad de las relaciones del grupo es la base del éxito, por ello, debe tener un compromiso firme de participar, ofrecer aportaciones, tomar iniciativas y contribuir a la consecución del objetivo común del equipo.

6.       6. Escucha activa

Es la utilización efectiva de los momentos en los que no hablamos con el propósito de averiguar lo que el interlocutor ha entendido de nuestra respuesta, intentando comprender lo que nos dice. Esto es fundamental para la secretaria.

Muchas personas piensan que trabajar en una oficina, es tarea fácil. Simplemente tiene que permanecer sentado durante gran parte de su jornada laboral. Pero esta concepción es errónea. No conocer los riesgos a los que se está expuesto en una oficina, puede ser nefasto para la salud de la secretaria.

Pero entonces, ¿qué son los riesgos laborales? Se podría definir como “aquellas situaciones de trabajo que pueden romper el equilibrio físico, psicológico y social de las personas”. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales dedica su artículo 4º a definir varios conceptos relativos a la seguridad y salud en el trabajo, diciendo en el apartado 2º “se entenderá como <<riesgo laboral>> la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño derivado del trabajo”.

Así pues, los riesgos que cualquier empleado de oficina se puede encontrar en su puesto de trabajo están relacionados con los principales factores de riesgos:

-          Condiciones de seguridad: son condiciones materiales que influyen sobre la accidentabilidad, como  pueden ser caídas, caídas de objetos por derrumbamiento, pisar mal un objeto, golpes contra objetos, atrapamiento, contacto eléctrico, incendio..

-          El medio ambiente físico del trabajo: ruidos, vibraciones, iluminación… está relacionado sobre todo con la higiene en el trabajo. 

-          La ergonomía (diseño del puesto de trabajo), carga de trabajo tanto psicológica (carga mental en los niveles de atención, fatiga, estrés…) como física (malas posiciones, desplazamientos, esfuerzos, manipulación de cargas, etc.)

-          Riesgos psicosociales y la organización de trabajo en cuanto a la distribución horaria, velocidad de ejecución y clima laboral.

Para prevenir estos posibles riesgos, la secretaria, y el resto de empleados de oficina deberán tomar ciertas medidas preventivas.

Para evitar problemas de seguridad, la secretaria deberá cerciorarse que el local donde trabajan está correctamente revisado, sin grietas. Asimismo, promoverá la revisión anual de extintores, y medios eléctricos, haciendo de estos últimos una evaluación visual del estado de la instalación diaria.

Para los trabajadores de oficina se pueden dar lesiones musculo esqueléticas (dolor en cervicales, dorsales, tendinitis…), fatiga visual por utilizar muchas horas el ordenador, y problemas psicológicos por una inadecuada organización del trabajo. Para prevenirlo, habría que diseñar los puestos y equipos de trabajo, variar las tareas, introducir pausas (preferiblemente breves y frecuentes), y tener unas condiciones ambientales adecuadas (iluminación correcta, ventilación y temperatura).

Para las personas que además, trabajen con ordenador, deberán prever que la pantalla del mismo sea estable, sin destellos u otras inestabilidades. Deberá ser orientable e inclinable a voluntad. El teclado deberá ser inclinable para permitir que el trabajador adopte una postura cómoda. Y la silla debe ser estable, proporcionando libertad de movimiento. 

Sabiendo organizar el puesto de trabajo y elegir los medios adecuados, los riesgos del puesto de trabajo serán menores.

 

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